Если группа не набралась: что делать?

Как поступать гиду, если группа не набралась: рекомендации и готовые сценарии

Отсутствие минимального набора группы — распространённая ситуация для экскурсионных гидов. Чтобы не терять клиентов и поддерживать высокую репутацию, важно правильно реагировать и предлагать туристам альтернативы. Вот как можно поступить и что советовать гостям:

1. Предложить другой день, когда группа есть

Если на выбранную дату группа не набралась, поищите ближайшие даты, на которые уже поданы заявки или группа почти сформирована.

• Сообщите гостю: «На выбранное время пока недостаточно участников, но на [дата, время] уже подтверждена группа. Готовы ли вы присоединиться к этой дате?»

• Часто туристы не против поменять планы, если это позволит провести экскурсию в компании и за стандартную стоимость.

2. Рассмотреть альтернативную программу

Если на нужную дату по вашей экскурсии группы нет, но по другим программам уже собраны заявки, предложите гостю интересные альтернативы:

• «В этот день у нас проводится [название программы], где уже набралась отличная команда. Возможно, эта экскурсия тоже будет вам интересна!»

Это спасает ситуацию и часто даёт гостю возможность открыть для себя что-то новое.

3. Индивидуальная экскурсия со скидкой

Если у гостя гибкий бюджет, предложите индивидуальный формат экскурсии по специальной цене:

• «Чтобы экскурсия состоялась именно для вашей компании, могу провести её индивидуально — с персональным маршрутом и скидкой [X]%.»

Это может особенно заинтересовать семьи, пары или небольшие частные компании.

4. Почему такие предложения важны?

• Клиент чувствует заботу и внимательное отношение.

• Гид не теряет контакт, а повышает шанс всё же провести экскурсию или даже увеличить чек.

• Турист, даже если захочет отказаться, скорее порекомендует нас (и вас!) друзьям за сервис и открытость.

5. Как сообщать информацию клиенту?

• Пишите лаконично, без негативных формулировок.

• Не начинайте с «Экскурсия отменена» прямо в первом сообщении: первым делом предложите варианты!

• Подготовьте шаблоны сообщений, чтобы не терять время на сочинение каждого ответа.

Пример сообщения:

«Добрый день! Спасибо за интерес к нашей экскурсии. К сожалению, на выбранную дату недостаточно участников, чтобы провести тур в формате группы. Есть два варианта:

• Присоединиться к группе на [дата]: у нас уже есть подтверждённые заявки и ждём только вас!

• Попробовать похожую программу “...” в тот же промежуток времени, где уже всё готово.

• Или же вы можете пройти эту экскурсию индивидуально со скидкой [X]% — будет максимально комфортно и только для вашей компании.

Пожалуйста, дайте знать, что для вас удобнее — обязательно найдём идеальный вариант!»

Итог

Отказ по причине ненабора группы — не конец, а повод проявить сервис! Всегда держите в запасе альтернативы: другие даты, маршруты, индивидуальные решения. Это помогает сохранить клиента, увеличить лояльность и получать новые рекомендации.